¿Cómo organizar un evento?

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Por: Dr. Juan Carlos M. Chuecas

 

Pautas sobre cómo organizar un evento:

  • Es muy importante que la empresa o persona que requiere el evento deje bien en claro los objetivos que desea alcanzar.
  • La planificación deberá ser muy prolija, ya que se deberá contar con diferentes servicios como salón, catering, sonido e iluminación.
  • En el caso de los eventos corporativos motivacionales es importante planificar las actividades que se llevarán a cabo durante el evento con sumo detalle, ya que el público está conformado por el personal de la empresa; es decir, no se trata simplemente de buscar un espectáculo o un show personal al azar, sino de seleccionar aquel que esté relacionado a los objetivos específicos de la empresa y que se adapte al concepto del evento.
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Otro aspecto importante sobre la organización de eventos corporativos radica en la elección del lugar; por ejemplo, los profesionales dedicados a la organización de eventos suelen proponer para los eventos motivacionales lugares al aire libre como quintas o estancias; ya que estos lugares se adaptan mejor al objetivo que plantea la empresa.

Independientemente del tipo de evento que brindemos es imprescindible que nuestro trabajo sea impecable y dejemos nuestra impronta en cada uno de los detalles.

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PLANIFICACIÓN

Todo proyecto, sin importar tamaño y naturaleza, debe iniciarse con la elaboración exhaustiva y detallada de un plan estratégico. ¿Por qué? Muy sencillo, cómo lograr el éxito del evento si no se tienen claras las estrategias, objetivos y presupuesto, para conocerlas debemos preguntarnos:

- ¿A quién va dirigido este evento?

- ¿Dónde realizaré el evento?

- ¿Cuándo será el evento?

- ¿Cómo quiero que sea mi evento?

- ¿Para qué realizo este evento?

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También es importante conceptualizar tu gran idea, o como quien dice encontrar un tema, puede ser que  prefieras un  coctel o un taller.

Establecer un presupuesto preliminar determinando cuánto puedes gastar en comida, entretenimiento, alquiler de la sala, invitaciones, honorarios y demás.

Comienza haciendo citas para ver los lugares y conocer a otros proveedores, ahí es donde negociarás los costos y lo que incluirá el alquiler de salones. Determina la duración del evento, para saber cuántas horas necesitarás de uso del espacio.

Ten presente que si el salón es bastante grande y la cantidad de participantes es elevado, la contratación de una empresa de audiovisuales para que se encarguen del sonido, iluminación, pantallas y micrófonos es indispensable para que todos puedan ver, escuchar y entender con claridad a los ponentes.

Determina tu menú con tu empresa de catering o instalación, y determinar el momento y la manera de servir.

Firma contrato con tus proveedores y asegúrate de que cada uno tenga una copia para que estén claros los servicios que has contratado.

Compra las decoraciones para que coincidan con el tema, esto dependerá también de la localidad geográfica donde se desarrolle tu evento.

Crea y envía las invitaciones tanto por correo tradicional y/o electrónico, por los menos quince días de antes del evento.

Haz una lista de tareas pendientes. Si hay algunos detalles que todavía necesitas cubrir o están sensibles al tiempo, asegúrate de que los hayas incluido para tener previsto hasta el más mínimo de los detalles.

Comprueba y revisa tu lista constantemente, pero especialmente la semana anterior, el día antes y el día del evento para asegurarte de que no se te ha olvidado nada.

Pregúntate siempre; ¿qué esperas de resultado del evento?

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Dr. Juan Carlos M. Chuecas

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